על מנת לגשת לערוץ הדיוורים האלקטרוניים במערכת יש ללחוץ על כדור הדיוורים הירוק במסך הבית:

יצירת דיוור אלקטרוני ב- 4 שלבים

שלב 1 :פתיחה והגדרות

לחיצה על כדור הדיוורים מובילה אותנו אל מסך הדיוורים בו נראה רשימה של הדיוורים שיצרנו במערכת. ליצירת דיוור חדש. יפתח לנו אשף יצירת הדיוורים בו נראה את השלב הראשון – אזור הגדרות הדיוור. בנקודה זו נידרש להכניס את ההגדרות הבאות שילוו את הדיוור שלנו:

• שם הדיוור – שם פנימי לזיהוי במערכת. הנמענים שלי אינם חשופים לשם הזה.
• שם השולח – השם שיופיע תחת שדה “מאת” בתיבת הדואר של הנמענים שלי.
• כתובת אימייל השולח – כתובת המייל שלי כשולח הדיוור. אם אני מעוניין לקבל פניות חוזרות מהדיוור
  יש להזין בפרט כתובת דואר רלוונטית.
• שורת נושא – שורת הנדון של הדיוור שמופיעה בתיבות הדואר של הנמענים. לשורה זו יש חשיבות מרובה שכן לעיתים היא קובעת אם הדיוור יפתח ויקרא בידי הנמען. מומלץ ששורה זו תכיל עד 50 תווים. כדאי לשלב בה פרמטר אישי המסייע בהעברת מסר ייחודי לכל נמען, למשל הכללת שמו הפרטי. את זאת נעשה בלחיצה על הקישור הוסף שדה מותאם אישית אשר מופיע כאשר אנו נוגעים עם העכבר על שדה שורת הנושא. ניתן כמו כן להיעזר בנוסחים של שורות הנושא המומלצות של המערכת ולהוסיף צבע למשיכת תשומת הלב של הקוראים בעזרת אימוג’י ותווים מיוחדים שיופיעו לצד הטקסט שנגדיר.

• כותרת משנה – שורת הטקסט שהנמענים רואים בתיבת הדואר שלהם בזיקה לשורת הנושא. כותרת
  זו משמשת לחיזוק המסר השיווקי של הדיוור. אין חובה להגדירה אך בהחלט מומלץ.

בסיום עריכת ההגדרות יש ללחוץ על כפתור המשך בתחתית המסך.

שלב 2 :עריכת הדיוור ויציקת התוכן לתוכו

עריכת הדיוור מתחילה מבחירת התבנית העיצובית שלו בלובי תבניות המערכת, שם נמצא את שלל התבניות מחולקות לפי קטגוריות (בצדו הימני של המסך):

נבחר בתבנית שעונה על הצרכים העסקיים שלנו ונעבור אל מסך העריכה של הדיוור:

מסך זה מחולק לשני חלקים עיקריים -במרכז בימת העריכה ושלל האלמנטים בתוכה. מצידה השמאלי תפריט הפקדים אותם ניתן לגרור לבימת העריכה כדי לצקת בדיוור תוכן.

מבנה בימת העריכה – בלוקים, אלמנטים והקשר ביניהם

הבימה מחולקת לבלוקים רוחביים. הללו מוארים במסגרות כתומות כאשר עומדים עם סמן העכבר עליהם.

הבלוקים מהווים את התושבת לאלמנטים בתוכם – טקסט, תמונות, כפתורים וכו’. האלמנטים מסודרים בתוך הבלוק במסגרת עמודות. סידורם הוא פונקציה של כמה עמודות נקבע שיהיו לבלוק. בלוק עם הגדרת עמודה %100 יחזיק בתוכו אלמנט בודד בראיה רוחבית. בלוק עם הגדרה של 50%-50% יושיב בתוכו שני אלמנטים זנ לצד זה, וכן הלאה.

עורך הדיוורים מבוסס על עקרון ה- Drop & Drag .כל בלוק ניתן להזזה לאורך בימת העריכה על ידי תפיסה בפינתו השמאלית והנעתו בעזרת העכבר למיקום החדש הרצוי. כל אלמנט ניתן להזזה גם כן – הן בתוך הבלוק הנתון בו הוא יושב בעמודה שלו, הן בין עמודות בבלוק, והן בין בלוקים. הדבר נעשה על אותו עקרון פשוט של תפיסה, גרירה ועזיבה במיקום הנבחר. כל בלוק וכל אלמנט בבימת העריכה ניתן לשכפול, מחיקה ועריכה בלחיצה על כפתורי הפעולות בחלון ההגדרות.

מבנה תפריט הפקדים

התפריט מחלק את סוגי פקדים לפי קטגוריות. בלחיצה על כל אייקון בצד השמאלי של התפריט נראה את הפקדים המשויכים לאותה קטגוריה. ניתן למצוא בתפריט פקדים של מרכיבים בדידים, כמו כפתור או תמונה. ניתן למצוא בו גם מקבצי מרכיבים כמו טקסט לצד תמונה או קטלוג:

בבואנו לגרור פקדים מהתפריט לבימה מופיעות על שטח הבימה מסגרות עזר המסמנות לנו היכן ניתן למקם את המרכיבים או במסגרת בלוקים קיימים או כבלוקים חדשים ונוספים על הקיימים.

עריכה הלכה למעשה

עריכת בלוק
עריכת הבלוק נעשית באמצעות לחיצה על פינתו השמאלית התחתונה. בלחיצה נפתח חלון הגדרות הבלוק.

חלון זה מורכב מההגדרות הבאות:

• עמודות – מספר העמודות שיחלקו את הבלוק כנגזרת מהרכב האחוזים הנבחרים. הגדרה של %100 משמעותה עמודה אחת לכל רוחב הבלוק. %33%-33%-33 פירושה שלוש עמודות שוות רוחב וכו’. ניתן לשחק עם הגדרות העמודות בלחיצה על חץ התפריט היורד ובחירה באופציית החלוקה הרצויה.

בשינוי הגדרות העמודות והפחתת עמודות בבלוק נתון (למשל מעבר מבלוק של שלוש עמודות לשתיים), העמודה שתגרע היא השמאלית ביותר. לאחר גריעתה יוותרו שתי העמודות הימניות שיתפסו כל אחת כעת יותר רוחב שכן הן תתפרסנה על השטח שהתפנה מהעמודה שנגרעה. בהוספת עמודה לבלוק נתון (למשל מעבר מבלוק של 2 עמודות ל- 3),  העמודה השמאלית ביותר תשוכפל ליצירת התוספת והעמודות המקוריות תתכווצנה בכדי לפנות מקום לחדשה. רוחב המרכיבים שיושבים בעמודות יתעדכן בצורה אוטומטית על ידי המערכת.

• רווח – הרווח שמעל, מתחת ולצדי הבלוק בנקודות פיקסל.
• מסגרת – המסגרת שתופיע סביב הבלוק ותתחום אותו. ניתן לבחור בצבע שלה, בעובי שלה ובתצורה
  שלה (קו רציף, מקווקוו, מנוקד וכו’).
• צבע רקע – הצבע שימלא את הבלוק, ישב בגב כל האלמנטים שבו וביניהם. בלחיצה על צבע הרקע
  נפתח חלון הגדרות צבע בו ניתן להגדיר גוון על ידי אחת מהפעולות הבאות:
  בחירה מהגוונים בתפריט
  הנעת מכוון העכבר על גבי פלטת הצבעים
  הגדרת ערכיRBG
  הגדרת מספר גוון ספציפי (אין חובה לרשום את ה-#)

עריכת תמונה
עריכת תמונה מתבצעת בלחיצה עליה בבימת העריכה, אז נפתח חלון הגדרותיה. כדי לעלות תמונה יש ללחוץ על תמונת התצוגה הקטנה מימין למעלה ולבחור תמונה חלופית מהמחשב.

עם הלחיצה יפתח מאגר הקבצים שלנו במערכת. במאגר זה נמצאים כל הקבצים שטענו עד כה ושבחרנו לשמור בו.

ניתן למיין את הקבצים לפי שם, תאריך טעינה, משקל, פורמט ועוד. לכל קובץ ניתן להצמיד תגית תיוג ובכך לעשות קטגוריזציה של קבצים לפי נושאים. ניתן לראות מתי בפעם האחרונה הקובץ נצפה. במקרה של דיוורים אלקטרונים תאריך צפייה אחרון הוא התאריך העדכני ביותר בו הקובץ הוצג בתיבת הדואר של איש קשר שפתח את הדיוור. ניתן למחוק קבצים מהמאגר וכמובן לטעון חדשים.

אם נרצה לשלב בדיוור קובץ תמונה שכבר קיים במאגר נעמוד על השורה הרלוונטית ונלחץ על כפתור בחר:

אם נרצה לשלב בדיוור קובץ שלא קיים במאגר נלחץ על לשונית טען חדש ולאחריה על כפתור טען קובץ:

נעלה את הקובץ מהמחשב שלנו ונבצע התאמות במידה ונרצה. נוכל למשל להגדיר את התיוג שלו, דבר שיעזור לנו לאתר אותו בעתיד במאגר.

חשוב– על מנת שהקובץ יעמוד לרשותנו במאגר (יופיע ברשימת הקבצים תחת לשונית מאגר הקבצים שלי) יש לוודא כי אפשרות שמור לשימוש עתידי מסומנת.

בסיום נלחץ אשר. חלונית המאגר תיסגר ונוכל לראות את הקובץ משולב בדיוור שלנו.

גם בחלונית הגדרות התמונה בבימת עריכת הדיוור ניתן לשחק עם הגדרות גודל התמונה בשינוי ערכי האורך והרוחב שלה. לחיצה על המנעול משמרת פרופורציות והפוך. הגדרות הגודל גמישות עד גבול רוחב עמודת הבלוק בה התמונה יושבת. לאמור, תמונה שיושבת בעמודת %25 לעולם לא תוכל להיות בעלת רוחב של יותר מ- 150 פיקסל (רבע מ- 600 פיקסל). במידה ואנו רוצים שהתמונה תהיה רחבה יותר יש להפחית את מספר עמודות הבלוק כדי לאפשר לה תושבת יותר מרווחת בעמודה בה היא מצויה.

ניתן להגדיר בחלונית את תגית הטקסט של התמונה. מדובר בטקסט שמופיע כחלופה לתמונה במקרים בהם זה נחוץ (למשל לצורך הנגשת הדיוור לכבדי ראיה)..ניתן להגדיר פעולות באנשי קשר שיבוצעו ביחס לנמענים שלחצו על התמונה (הוספה לקבוצה, גריעה מקבוצה, סימון שדה מותאם אישית ועוד) וכמובן ניתן להגדיר קישור לתמונה שבלחיצה עליה יוביל לכתובת אינטרנט חיצונית
לדיוור (למשל – אתר בית העסק).

ניתן לשחק עם הגדרות היישור לרוחב של התמונה במסגרת העמודה – בחירה בין מרכז, שמאל וימין – וניתן להגדיר את הרווח מעל, מתחת ולצדי התמונה (padding).

כדי להחיל את ההגדרות על התמונה יש ללחוץ אשר.

חשוב – לחיצה על אשר בהגדרות האלמנטים והבלוקים אינה מקבילה לשמירה. כדי לשמור שינויים בדיוור יש ללחוץ בכל עת על כפתור שמור בראש או בתחתית המסך.

עריכת טקסט
עריכת טקסט מתבצעת בלחיצה על קטע הטקסט הרלוונטי על גבי בימת העריכה אז נפתח חלון ההקלדה וההגדרות. בחלון זה ניתן להקליד טקסט בכל אורך שרוצים, לשנות את גופנו, גודלו, צבעו ויתר הגדרות העיצוב שלו. כמו כן ניתן להגדיר צבע רקע ייעודי לאזור הטקסט, צבע מסגרת ועובי וכן ניתן להגדיר את הרווח בשוליים מסביב לטקסט במידה ורוצים. בסיום יש ללחוץ אשר.

עריכת כפתור קריאה לפעולה
עריכה של כפתור נעשית בלחיצה על אלמנט הכפתור בבימת העריכה והגדרת ההגדרות בחלון ההגדרות. ניתן לערוך את מלל טקסט הקריאה לפעולה, צבע הכפתור, צבע המסגרת שלו וצבע טקסט הקריאה לפעולה עליו, עובי ורדיוס מסגרת פינות הכפתור, ריווחים וישורים, גודל וסוג גופן טקסט הקריאה לפעולה. חשוב כמובן להגדיר את כתובת האינטרנט של הקישור המפנה מהכפתור, לחליפין
אפשר להגדיר את דף הנחיתה שנבנה במערכת אליו נרצה שהקוראים יגיעו כאשר ילחצו על הכפתור. בדומה לתמונה גם כאן ניתן להגדיר פעולות ברמת אנשי הקשר ביחס לנמענים הלוחצים על הכפתור.

סרגל הפעולות העליון
סרגל הפעולות כולל את הפעולות הבאות:

• שמירה – לכל אורך העבודה על הדיוור חשוב לשמור את שינויי העריכה שאנו מבצעים באמצעות לחיצה על כפתורי השמירה – העליון או התחתון במסך העריכה.
• בטל פעולה – ניתן בכל שלב לבטל פעולה שנעשתה באמצעות כפתור בטל פעולה (Undo) בתנאי שלא שמרנו עדיין את השינויים.
• שינוי תבנית – ניתן בכל שלב לשנות תבנית לדיוור בלחיצה על כפתור שנה תבנית. לתשומת לבך: בחירה באפשרות זו תגרום לאובדן כלל שינויי העריכה שביצעת בדיוור, ותביא אותך בחזרה לנקודת הפתיחה בה התחלת לערוך את הדיוור.
• שלח לבדיקה – מאפשר לשלוח את הדוור לכתובות אימייל מסוימת לפני הפצתו לכלל רשימת הדיוור, במטרה לבדוק אותו לעשות הגהה ולוודא שהגענו לתוצר הרצוי. ניתן להגדיר בתיבת החבירה כתובת מייל בודדת או מספר כתובות מופרדות בפסיק.
• תצוגה מקדימה – מאפשרת בכל עת שעורכים את הדיוור לבדוק כיצד הוא נראה מחוץ למצב העריכה שלו – על גבי צג מחשב, בטלפון הנייד וחשוב מאד גם על גבי פלטפורמות אימייל שונות (ג’ימייל כרום, אנדרואיד, אוטלוק 2010 ,אפל מייל ועוד). בצורה זו נוכל לטייב את הדיוור ולוודא לפני הפצתו לכלל הנמענים שהוא משתקף באופן שרצינו.

שלב 3 :הגדרת רשימות התפוצה לדיוור

במסך הגדרות נמעני הדיוור מופיעות כל הקבוצות שהגדרנו עד לנקודה זו במערכת. כדי לבחור למי ישלח הדיוור יש לסמן את תיבת האפשרויות מימין לקבוצה הרלוונטית. ניתן להיעזר בשדה החיפוש לאיתור קבוצות על פי השם שלהן והקטגוריה אליה משויכות.

(במידה ונרצה להקים קבוצה חדשה נעשה זאת בלחיצה על כפתור צור קבוצה חדשה, דבר שיעביר אותנו אל מסך יצירת הקבוצה באזור ניהול אנשי הקשר. לאחר שנסיים את ההגדרה נשוב למסך הגדרת רשימות התפוצה, נרענן אותו ובחר בקבוצה שזה עתה יצרנו).

תחת אפשרויות מתקדמות נמצא שני אמצעים נוספים שיאפשרו לנו לבחור את הנמענים שלנו לדיוור בצורה מתקדמת.

הראשון הוא טיוב קהל היעד. הטיוב מאפשר לנו לקבוע שמבין הרשימות שנבחרות לדיוור הדיוור ישלח רק לנמענים שנמנים על אותן רשימות ועונים על תנאי פתח/ לא פתח, הקליק / לא הקליק על דיוור אחר אשר שלחנו בעבר.

השני – החסרת רשימות – משמש אותנו כאשר אנו רוצים לדוור נמענים שנמנים על קבוצות מסוימות אך רוצים שהדיוור לא יגיע לנמענים אשר נמנים גם על קבוצות אחרות. למשל – דיוור ללקוחות מתעניינים אשר טרם רכשו ממני מוצר. אסמן ברשימות בחורות את רשימת המתעניינים ואפחית את רשימת הרוכשים. כך אוודא שהדיוור לא מגיע למי שאומנם התעניין אצלי במוצר אבל כבר ביצע רכישה.

בסיום ההגדרות נלחץ על כפתור המשך.

שלב 4 :סיכום ושליחה

במסך הסיכום נראה את הפרטים המרכזיים שנוגעים לדיוור שלנו.

בנקודה זו נתבקש להגדיר את מועד השליחה שלו. קיימים חמישה סוגי תזמונים:

• מידי -ברגע שנלחץ שלח הדיוור ישלח לכל הרשימות שהגדרנו.
• דחוי -לתאריך ושעה עתידיים כפי שנגדיר אותם.
• כפונקציה של מרווח זמן מרגע הצטרפות לקבוצה – autoresponder- סדרת דיוורים אוטומטית שנשלחת לכל נמען בהפרשי זמן קבועים בהתאם למועד שיוכו של כל נמען קבוצה.
• כפונקציה של תאריך יום הולדת של כל נמען ונמען.
• כפונקציה של תאריך אחר במידה והגדרנו תאריך שכזה בשדות אנשי הקשר שלנו (למשל – תאריך הצטרפות למועדון לקוחות).
• מלבד אלו ניתן גם להגדיר שהדיוור ישלח לא רק במועד שקבענו מידי או דחוי אלא גם ישלח שוב בצורה אוטומטית לכל הנמענים אשר לא פתחו אותו בפעם הראשונה. במקרה ונבחר בהגדרה זו יהיה עלינו להגדיר את שורת הנושא לדיוור החוזר ואת כותרת המשנה שלו. בהקשר הזה מומלץ להשתמש בטקסט חדש על מנת ללכוד את תשומת לב הקוראים אשר לא הונעו לפעולה בעזרת הטקסט המקורי של הדיוור.

בסיום הגדרת מועדי השליחה נלחץ על כפתור שלח דיוור על מנת שהדיוור ישלח בפועל לנמענים , בין אם מידית, עתידית או בזיקה לרישום לרשימת תפוצה או תאריך. חשוב: מבלי שנלחץ על השלח הדיוור לא יצא. הוא יישאר במערכת בסטאטוס טיוטה. נוכל בכל עת לשוב אליו, לערוך אותו וללחוץ על כפתור השליחה לכשנהיה בשלים להוצאתו.

דוחות לאחר שליחה

לאחר שהדיוור נשלח, המערכת מתחילה לאגור מידע על תוצאותיו, אותו ניתן לראות דרך מסך הדוחות. הגישה למסך הדוחות בתפריט המערכת:

במסך הדוחות מופיעה טבלה מסכמת של כל הדיורים שנשלחו, ועיקרי הסטטיסטיקות שלהם לרבות תאריך מתן פקודת השליחה, הכמות שנשלחה, כמה נמענים שפתחו את הדיוור, כמה צפיות היו לדיוור, כמה הקליקו על הקישורים, הסירו עצמם מרשימת הדיוור וכו.’

על מנת לראות יותר לעומק את הסטטיסטיקות של דיוור מסוים יש לעמוד על שורת הדיוור בטבלה וללחות על כפתור הסטטיסטיקות שלו:

הלחיצה מובילה לדוח סיכום הדיוור בו ניתן לראות את טבלת הנתונים המסכמת וכן את משפך המרת הדיוור:

משפך זה בנוי מהמרכיבים הבאים:

• כמות הדיוורים שנשלחו – שווה ערך לכמות הנמענים שכתובתם הייתה תקינה וקיבלו את הדיוור.
• כמות החשיפות – כמות הפעמים שהנמענים נחשפו לדיוור. נמען שפותח את הדיוור הן על הטלפון הנייד שלו והן על המחשב נספר כשתי חשיפות.
• כמות שנפתחו – כמות הפעמים שהדיוור נפתח על ידי נמען ייחודי.
• כמות שהקליקו -כמות הנמענים אשר לחצו על קישור כלשהו שנכלל בדיוור.
• כמות שהוסרו -מספר הנמענים שקיבלו את הדיוור, נחשפו אליו וביקשו להסיר עצמם מרשימת התפוצה בלחיצה על קישור ההסרה הייעודי בתחתי הדיוור.

בצד ימין של המסך ניתן לראות את תפריט הדוחות הנוגעים לקמפיין. מלבד הדוח האמור מעלה קיימים הדוחות הבאים:

• דוח פרטי דיוור -מציג בצורה סיכומית את הגדרות הדיוור.
• דוח נמענים -מציג את מכלול נמעני הדיוור בסיווג לסטאטוס לאחר השליחה
  מי הם נמעני הדיוור
  מי מתוכם פתח אותו
  מי מתוכם הקליק על קישורים
  מי מתוכם הסיר את עצמו מרשימת הדיוור
  מי מהם היו בעלי כתובות שגויות ולכן לא קיבלו את הדיוור כלל
• ניתן לצפות בכל סיווג בנפרד, להוריד את רשימת הנמענים המשויכים לסטאטוס זה או אחר לדוח אקסל ולהרכיב מפריטיה קבוצה חדשה. למשל – רשימה של כל מי שפתח והקליק על הקישורים.
• התפלגות הקלקות בדסקטופ ובמובייל -מראה כמה הקלקות היו על הדיוור במחשב וכמה במובייל.
• מפת הקלקות -דוח המראה כמה הקלקות היו על כל קישור שנכלל בדיוור. בלחיצה על אחוזי המקליקים של כל קישור במפה מתקבלת רשימת הנמענים הכלולה במניין האחוזים המקליקים על הקישור האמור.
• פתיחות לפי שעות -מראה את כמות הפתיחות של הדיוור ברמת השעות מהרגע שהוא נשלח. ניתן לסנן את הנתונים בחתכים שונים של שעות, למשל 12 שעות ראשונות לשליחת הדיוור / 24 שעות / 48 וכו’.

בעזרת מכלול המידע הפרוס בדוחות האמורים ניתן לדעת מה עלה בגורל הדיוור לאחר שליחתו, מיהם הנמענים שכדאי לרכז את המאמצים השיווקיים שלנו כלפיהם ומהן הפעולות הנכונות שכדאי לבצע בכדי לטייב את התוצאות בשליחות עתידיות.