אוטומציה

תהליכי אוטומציה מאפשרים לנהל בצורה מתוכננת מראש, יעילה ומבוקרת את מסעות הלקוח של הקהל שבא במגע עם בית העסק. בעזרתם ניתן לתקשר שיווקית ותפעולית בצורה ייעודית עם כל לקוח בהתאם לפעולות שהוא מבצע ולנקודה שבה הוא אישית נמצא במסע הלקוח שלו.

על מנת לגשת לאזור האוטומציות במערכת יש ללחוץ על כדור תהליכי אוטומציה במסך הבית:

בניית תהליך אוטומציה

לבניה של תהליך חדש נלחץ על הכפתור צור תהליך חדש במסך האוטומציות שלי:

יפתח מסך התבניות בו נתבקש לבחור תבנית לתהליך אותו אנו מקימים.

תבניות המערכת מבוססות טריגרים – אירועים שכאשר הם מתקיימים תהליך האוטומציה מתחיל לפעול. הם אלו שמציתים את השתלשלות התהליך. ההפעלה נעשית ביחס לאנשי הקשר הרלוונטיים במערכת – בין אם אלו אנשי קשר קיימים ובין אם אלו אנשי קשר חדשים שהצטרפו מתוקף הפעלת הטריגר עליהם. בתוך כך כלולים:

• תהליך מבוסס רישום או השתייכות לקבוצת אנשי קשר שהגדרנו במערכת.
• תהליך מבוסס אירוע שמתרחש במנותק מהמערכת ומשודר לה בצורה תכנותית, למשל רכישה באתר eCommerce.
• תהליך מבוסס אירוע תאריכי כדוגמת יום הולדת או תאריך הצטרפות למועדון לקוחות.
• תהליך מבוסס מילוי פרטים בטופס שנבנה במערכת, בין אם זה טופס ליד בדף נחיתה, טופס רישום למועדון לקוחות או סקר.

דוגמא לתהליך אוטומציה סובב תאריך יום הולדת: לכל איש קשר שלנו במערכת אנו יכולים להגדיר תאריך לידה. יום הולדת הוא הזדמנות מצוינת לצור קשר עם הלקוחות ולייצר אינטראקציה שמשיאה להם ולנו ערך. תאריך הלידה כמובן משתנה מאיש קשר. בעזרת האוטומציה נוכל להגדיר שורה של פעולות שיופעלו בצורה אוטומטית על כל איש קשר בהגיע התאריך הרלוונטי לו: שליחת קופון הטבה לבעל השמחה שלושה ימים לפני האירוע, שליחת תזכורת למימוש ביום עצמו במקרה ולא הגיב להזמנה לממש, סימונו במאגר שלנו כלקוח נאמן במידה וכן מימש ושליחת הצעות נוספות בהמשך בהתאם לאופן שבו מימש או לא מימש את הטבת יום ההולדת שלו.

נבחר את התבנית הרצויה בהתאם לנקודת ההתחלה שסימנו לתהליך (הטריגר הרלוונטי) ונעבור למסך הרכבת תהליך האוטומציה שלנו.

ניתן גם לבחור בתבנית ריקה. במקרה זה נגיע למסך עריכה ריק בו נתבקש לשלב את הטריגר לתהליך כמו גם את יתר המרכיבים בו.

יצוין שהמערכת מאפשרת לשלב מספר בלתי מוגבל של טריגרים בראשיתו של תהליך. בצורה זו ניתן לצמצם את כמות התהליכים שאנו מתחזקים. במידה ולמשל יש לנו תהליך שעונה על סצנריו של שני טריגרים אפשריים, לדוגמא רישום למועדון לקוחות שמתאפשר הן דרך מילוי טופס בדף נחיתה והן דרך שיוך ישיר לקבוצה הרלוונטית במערכת נוכל לחבר את שני הטריגרים לתהליך וליהנות בו זמנית מתוצאות שני אפיקי הכניסה אליו.

מסך העריכה

מסך הרכבת התהליך נחלק לשני אזורים. בצד השמאלי מופיע תפריט הפקדים. מימין לו נמצאת בימת העריכה.

תפריט הפקדים נחלק לשלושה סוגים של פקדים:

טריגרים:
כאמור אותן התרחשויות מחוללות אירוע. כאשר הן מתקיימות תהליך האוטומציה מתחיל לפעול ביחס לאיש הקשר אליהן הן רלוונטיות. ביניהן כלולות –

• השתייכות של איש קשר לקבוצת אנשי קשר במערכת.
• מילוי של טופס בדף נחיתה/ טופס רישום באתר/ סקר.
• ציון של תאריך (למשל יום הולדת, הצטרפות למועדון לקוחות, כל תאריך בעל משמעות אחרת בקונטקסט של בית העסק שמנהל את התהליך).
• אירוע שמתרחש מחוץ למערכת ומשודר לה בצורה תכנותית באמצעות API (למשל נטישת עגלת קניות, קליטת תוצאות בדיקת מעבדה, תאום פגישה ועוד).

 

 

 

 

פעולות:
הפעולות המוחצנות של בית העסק כלפי אותם אנשי הקשר שעליהם הופעל הטריגר הנבחר לתהליך. הללו נחלקות לשליחת הודעות SMS ושליחת דיוורים אלקטרוניים.

 

 

 

 

פקודות:
הפעולות המופנמות שיתרחשו מתחת לפני השטח במערכת לאורך תוואי תהליך האוטומציה. בניגוד לפעולות שמהותן להיות חשופות וגלויות לאיש הקשר הפקודות משמשות את בעל התהליך ואינן מובאות לידיעת איש הקשר. במסגרתן כלולים:

• עדכון הרשומה של איש הקשר במערכת (הוספת פרטים לשדות קיימים, עדכון שדות ועדכון מערך השיוך של איש הקשר לקבוצות אנשי הקשר השונות במערכת).
• בדיקת סטטוס הודעת SMS שנשלחה לאיש הקשר – אם התקבלה או לא.
• בדיקת סטטוס דיוור אלקטרוני שנשלח לאיש הקשר (אם התקבל או לא, נפתח או לא, נלחץ או לא).
• פיצול תנועת אנשי הקשר (שימושי בעיקר ל- Test B/A כשרוצים לבדוק את תועלת התוואי).
• שליחת התראה למנהל התהליך במידה ונדרשת התערבות אנושית.
• סימון איש הקשר כהגיע ליעד שרלוונטי לנו לסמן לעצמנו בתהליך (ניתן לראות בדוחות בדיעבד כמה מהנכנסים לתהליך הגיעו ליעדים שהצבנו דבר שנותן אינדיקציה טובה למצב התהליך).

 

 

כל פקד ניתן למשיכה מהתפריט ומיקומו בכל נקודה במרחב בבימת העריכה על בסיס עקרון ה- Drag & Drop:

האלמנטים שנמשכו מהתפריט מתמקמים על גבי בימת העריכה במצב מכווץ. ניתן ללחוץ עליהם בכל רגע על מנת להיכנס לאזור ההגדרות שלהם. ניתן גם להזיז אותם במרחב בגרירת עכבר.

על מנת לייצר את הקשר בין אלמנט לאלמנט ובכך לצור את רצף השתלשלות התהליך, נחבר את האלמנטים על ידי משיכת כבל בין מחבר היציאה למחבר הכניסה שלהם:

לידיעה – הכל הוא בר הזזה על גבי בימת העריכה, החל מהאלמנטים, דרך הכבלים שמקשרים ביניהם ועד לבימה עצמה אותה ניתן להזיז ימינה, שמאלה, למטה ולמעלה על מנת להתמקד באזור שרלוונטי לנו.

קביעת מרווחי זמן בתהליך

כל כבל שנוצר מהחיבור בין האלמנטים במרחב נושא עליו יחידת זמן המסומנת על ידי שעון. ההגדרה שכל יחידה קובעת את מרווח הזמן שיעבור בין שלבי התהליך. את ההגדרה מבצעים בלחיצה על השעון והכנסת הערכים המתאימים לחלונית ההגדרות.

בדוגמה כאן ניתן לראות שמיד עם הצטרפות איש קשר לקבוצה (בטווח זמן 0) הוא יקבל הודעת SMS וכעבור 3 ימים הוא יקבל דיוור אלקטרוני.

שיום האוטומציה

על מנת שנוכל לזהות בקלות את תהליך האוטומציה עליו אנו עובדים בדוחות המערכת, מומלץ לשיים אותו. השיום הוא לצרכים פנימיים בלבד. נעשה זאת בלחיצה על עט העריכה שלצד שם האוטומציה בפינה הימנית העליונה של מסך העריכה. ניתן לחזור ולערוך את השם ככל שרוצים.

פקדים – טריגרים

טריגר שיוך לקבוצה

מאפשר להפעיל תהליך על כל איש קשר שמשתייך לקבוצה אחת או יותר במערכת. על מנת להגדירו יש ללחוץ על עט העריכה בפינת האלמנט ולהיכנס לאזור ההגדרות. שם יש לבחור את הקבוצה/ות שביחס אליהן נרצה להפעיל את הטריגר. הקבוצות ממוינות לפי קטגוריות. ניתן לבצע חיפוש לאיתור קל שלהן.

כברירת מחדל טריגר שייכות לקבוצה מופעל רק על אנשי קשר חדשים שמצטרפים לקבוצה מהרגע שהעברנו את האוטומציה למצב פעיל. ניתן אבל להגדירו כך שיופעל על כלל אנשי הקשר בקבוצה – הן הקיימים ברגע הפעלת האוטומציה והן החדשים שיצטרפו אליה בעתיד.

תחת הגדרות מתקדמות ניתן להגדיר מה נרצה שהמערכת תבצע במידה ואיש קשר כבר קיים בתהליך וחל שינוי במסגרתו הוא עונה שוב על תנאי שייכות לקבוצה, למשל – מצטרף לקבוצה נוספת שהוגדרה להפעלת הטריגר. במקרה זה האם התהליך יופעל עליו מחדש או שלא? או שמה כן אבל רק אם לא עבר בתהליך בתקופה האחרונה? דבר זה נתון לשיקולו של בעל התהליך האמון על הגדרותיו.

בסיום הגדרת הטריגר יש ללחוץ על כפתור אשר. החלונית תיסגר והאלמנט יופיע שוב על הבימה במצבו המכווץ.

חשוב – על מנת שהשינויים שביצענו בתהליך ושלל הגדרותיו ישמרו יש ללחוץ על כפתור השמור בראש או בתחתית מסך העריכה.

מאפשר להפעיל תהליך על כל איש קשר שמילא פרטים בטופס שנבנה במערכת. בתוך כך כלולים טפסים שמופיעים בדפי נחיתה, טפסי רישום ופופאפים ושאלוני סקר.

בכניסה לפקד יש להגדיר את הטופס עליו האוטומציה תופעל. סוגי הטפסים ממוינים לפי קטגוריות בצד ימין. לאיתור קל של הטופס הרצוי ניתן גם לבצע חיפוש בשדה החיפוש העליון.

עם בחירת הטופס הרלוונטי יש ללחוץ על כפתור המשך לשיוך בתחתית החלונית, אז יפתח מסך שיוך השדות. מטרתו לייצר קשר בין השדות המופיעים בטופס הנבחר לשדות אנשי הקשר המוגדרים לנו במערכת. השיוך חשוב על מנת שהמידע שמתקבל ממי שמילא את הטופס ישמר בצורה סדורה ברשומת איש הקשר במערכת. מידע זה יכול לשמש בהמשך לטרגוט קהל היעד לפי ערכי הרשומה
שלו, פילוח נמענים לדיוור והודעות SMS ועוד.

שדות הטופס הנבחר מצוינים בצד ימין, שדות המערכת אליהם ניתן לשייך כל שדה מופיעים משמאל. לביצוע השיוך יש לבחור את שדה המערכת הרלוונטי עבור כל שדה טופס. לבסוף יש ללחוץ על אשר:

חשוב – השיוך מתבצע על פי שדות הטופס כמופיעים בגרסת הדסקטופ של דף הנחיתה. כדי שנתונים של ממלאי הטופס ממובייל יקלטו גם הם יש לוודא כי שדות הטופס בגרסת המובייל של הדף זהים לחלוטין לאלו בגרסת הדסקטופ. זהות משמעותה אותם סוגים של שדות, מספר זהה של שדות ושיום זהה במובייל ובדסקטופ.

כאמור מעלה ניתן להפעיל את האוטומציה על מספר טריגרים ולא רק על אחד. לפיכח אם אנו רוצים שתהליך נתון יצא ממילוי של יותר מטופס אחד ניתן להגדיר מספר טריגרים מסוג טופס לתהליך כמספר הטפסים שנרצה להגדיר.

טריגר מציין תאריך

מאפשר להפעיל תהליך על כל איש קשר בהגיע תאריך כמוגדר ברשומת איש הקשר שלו.

על מנת להגדירו יש לבחור בין סוגי מופעים של התאריך – בין אם הוא חד פעמי או חוזר – ולהגדיר את התאריך עליו תופעל האוטומציה, לדוגמא – יום הולדת. ניתן להגדיר שהתהליך יחל מספר ימים לפני מועד היעד, מספר ימים לאחריו או ביום עצמו. ניתן גם לקבוע את השעה בה האוטומציה תחל לפעול במידה ורוצים שזו תהיה שעה שונה משעת ברירת המחדל כמופיע בפקד.

בסיום הגדרות אלו נלחץ על המשך ונעבור לשלב מיקוד ההפעלה של הטריגר. כברירת מחדל התהליך יופעל על כל אנשי הקשר שלהם מוגדר התאריך שנבחר לאירוע. אם אנו מעוניינים שהתהליך יופעל על חלק מאנשי הקשר שלנו (למשל רק על לקוחות פעילים) נמקד את הפעולה ונקבע שהיא תתבצע רק ביחס לאנשי הקשר שלנו שמשתייכים לקבוצה/ות אנשי קשר מסוימת/ות (למשל – לקוחות
פעילים).

טריגר אירוע חיצוני ב- API

מאפשר להגדיר תהליך כפועל יוצא של אירוע שהתרחש במנותק מהמערכת. על מנת להגדירו יש לתת שם לאירוע (תווים באנגלית ומספרים, ללא רווחים). יש להגדיר את הפרמטרים של האירוע ואת שדות המערכת אליהם יש לשייך את הפרמטרים המשודרים לה ב- API .ניתן אם רוצים להגדיר להם גם ולידציה. לבסוף יש ללחוץ על כפתור האישור.

במידה ורוצים להתעמק ב- API של המערכת ניתן ללחוץ על הקישור לצפייה והורדת המסמך בתחתית החלונית.

פקדים – פעולות

שליחת הודעת SMS

בעזרת פקד זה ניתן לשלוח לכל איש קשר שהגיע לנקודה הרלוונטית בתהליך הודעת SMS .להגדרת ההודעה נכניס לחלונית הקלדת ההודעה את הנוסח שנרצה לשלוח (ניתן לשלב אימוג’י ותווים מיוחדים), נוסיף את אמצעי ההסרה שנרצה ונגדיר את זיהוי השולח

במידה ובחשבון קיימת מגבלת שעות שליחה של הודעות (לפיה למשל אין לשלוח הודעות בין השעות 00:21 בערב ל- 00:07 בבוקר למחרת), ואנו מעוניינים להחריג את האוטומציה מכלל זה וכן לאפשר משלוח של הודעות ממנה בכל שעות היממה (כי הן לא סובלות דיחוי) נסמן בפקד את הגדרת התעלם ממגבלות זמני השליחה בחשבון.

תחת אפשרויות מתקדמות נוכל להוסיף להודעה דף נחיתה/סקר/ קטלוג שנבנה במערכת. נוכל לשלב תוכן פרסונלי, נוכל לשלוח את ההודעה לבדיקה ולתייג אותה.

שליחת דיוור אלקטרוני

בעזרת פקד זה ניתן לשלוח דוורים אלקטרוניים לאנשי הקשר שנמצאים בתהליך האוטומציה. בלחיצה על הגדרות הפקד תפתח חלונית בה יופיעו הדיוורים השונים שבנינו לטובת תהליכי אוטומציה (ניתן לשלב באוטומציה רק דיוורי אוטומציה). נבחר בדיוור הרלוונטי, או לחליפין נלחץ על כפתור יצירת דיוור חדש. הלחיצה תוביל אותנו אל אשף יצירת הדיוור. בסיום עריכתו נוכל לשמור אותו ולחזור לתהליך האוטומציה ממנו יצאנו.

במסך הדיוורים שלי נוכל לראות את הדיוורים שבנינו לצרכי אוטומציה בין שלל הדיוורים שלנו. דיוורים אלו יסומנו בסטאטוס אוטומציה.

ניתן לשכפל דיוורי אוטומציה, כמו כל דיוור אחר במערכת. במקרה שנשכפל נראה כי העותק המשוכפל שלו נוצר כדיוור רגיל, לא אוטומטי. אם נרצה להשתמש בו כדיוור אוטומטי נלחץ על כפתור המרה לאוטומציה. באותה מידה ניתן להמיר לאוטומציה כל דיוור רגיל במערכת שטרם נשלח ומצוי במצב טיוטה.

פקדים – פקודות

עדכן איש קשר

הפקד מאפשר לבצע פעולות ביחס לאיש הקשר שהגיע אליו בתהליך. בפרט הוא מאפשר להוסיף ולגרוע אנשי קשר מקבוצות (למשל איש קשר שביצע רכישה יגרע בנקודה זו של התהליך מקבוצת מתעניינים ובד בבד יתווסף לקבוצת רוכשים) ולסמן שדות אנשי קשר בערכים (למשל איש קשר שפתח דיוור בנושא טיפים לאצנים יסומן כמתעניין בשדה ענף ריצה).

להוספה וגריעה מקבוצה נלחץ על כפתור הוסף קבוצה ונגדיר את התנאי. נבחר את הקבוצה הרלוונטית (למשל מתעניינים) ונלחץ גרע.

לעדכון שדה איש קשר נלחץ בצורה דומה על הוסף שדה, נבחר את השדה הרלוונטי ונגדיר את הערך לעדכון בו:

סטטוס SMS

מאפשר לבדוק זמן מוגדר לאחר שליחת ההודעה האם היא הגיעה אל מכשיר הטלפון של איש הקשר או שלא. בכל אחד מהמקרים ניתן לשרטט תוואי נפרד להמשך תהליך האוטומציה. למשל אם הודעה הגיעה שלח הודעה נוספת כעבור יומיים, במידה ולא התקבלה שלח דיוור אלקטרוני במקום.

להגדרת הבדיקה נבחר בהודעה שהכללנו בתהליך ונגדיר מה צריך לקרות בכל אחד משני המקרים האפשריים.

כאשר אנו מחברים את בדיקת הסטאטוס לפקד של שלח סמס נראה כי כברירת מחדל מוגדרת המתנה של שעתים בין השליחה לבדיקה. נוכל לשנות הגדרה זו בלחיצה על השעון במרכז הכבל המקשר:

בדיקת סטטוס דיוור אלקטרוני

זהה לבדיקת סטאטוס SMS ,בהבדל אחד – פרמטר הבדיקה מורחב יותר וכולל לא רק בדיקה האם הדיוור התקבל או לא אלא גם האם הוא נפתח או לא והאם הוא נלחץ או לא. לפיכח בבואנו להגדיר את הבדיקה נתבקש לבחור את סוג הבדיקה אותה נרצה לבצע.

בבואנו לחבר פקד של שליחת דיוור לבדיקת הסטאטוס שלו נראה כי המערכת מוגדרת על ברירת מחדל של יום הפרש בין השליחה לבדיקה, זמן סביר המאפשר לנמענים הזדמנות לפתוח אותו ולהקליק עליו.
ניתן כמובן לשנות הגדרת זמן זו בהתאם לצרכים של התהליך.

פצל תנועה

מאפשר לנווט את תנועת אנשי הקשר למספר מסלולי תהליך מקבילים ונפרדים. יכולת זו שימושית בפרט כאשר נרצה לבצע Test B/A ולבחון איזה מהאפיקים יותר אפקטיבי. ההפרדה נעשית בחלוקה לאחוזים וכוללת גם את האפשרות של הזרמת כל %100 מהתנועה לאפיק אחד ובמקביל את כולה לאפיק אחר בו זמנית. להגדרת אחוזי החלוקה נלחץ על החץ בשדה האחוזים:

שלח התראה

מאפשר לשלוח התראה למנהל התהליך בעניין איש קשר שהגיע לנקודה הרלוונטית או קריטית בו. למשל – איש קשר שהקליק על שלושה דיוורים ברצף מסתמן כרלוונטי לקבלת שיחת מכירה ולכן מנהל התהליך מעוניין לקבל על כך התראה. בבואנו להגדיר את הפקד נתבקש לציין כתובת מייל רלוונטית לקבלת ההתראה ופרטים מזהים נוספים שיאפשרו למערכת לנתב את ההתראה במתכונת הרצויה.

במידה ואנשי קשר רבים הגיעו לנקודה נמען ההתראה יקבל הודעות מרובות בעניין, כמספר אנשי הקשר עליהם מדווח לו. בהקשר זה יש לשים לב – ההתראה איננה נשלחת במתכונת סיכומית. היא נשלחת פרטנית עבור כל איש קשר שהגיע לנקודה המסוימת בתהליך.

סמן כיעד

מאפשר לסמן איש קשר שהגיע לנקודה נתונה בתהליך כהגיע ליעד מסוים בהתאם למטרות התהליך. כך לדוגמא בתהליך מוכוון רישום לוובינר ניתן לסמן כיעד את כל אנשי הקשר שיגיעו לנקודה בה הם סיימו את תהליך ההרשמה לאירוע בהצלחה.

ניתן לקבוע מספר יעדים לתהליך (אין על כך מגבלה). בבואנו לבחון את נתוני התהליך בדוחות נראה כי כמות המגיעים ליעדים, במידה ושולבו בתהליך, ואחוזם מסך הנכנסים לתהליך מודגשת לנו.

במידה ונרצה לקבץ יחדיו את כל אנשי הקשר שהגיעו ליעד יש לקשר את פקד היעד בבימת העריכה לפקד פעולות באנשי קשר ולשייך את כל מי שמגיע לנקודה זו בתהליך לקבוצת אנשי קשר ייעודית. נוכל בכל רגע להיכנס לאזור ניהול אנשי הקשר במערכת ולראות כמה אנשים מונה הקבוצה ומי משויך אליה.

נקודה זו נכונה לגבי כל שלב בתהליך, לא רק בהקשר של פקד סמן כיעד. אם אנו רוצים לטרגט את אנשי הקשר שהגיעו לנקודה יעודית שחשובה לנו בתהליך יש לעדכן את רשומותיהם בשיוך לקבוצה ייעודית שנקבע.

שמירה

כאמור מעלה חשוב מאד לבצע שמירה של התהליך במהלך עריכתו. את השמירה נבצע בלחיצה על כפתור שמור מעל ומתחת לבימת העריכה.

בכל שמירה המערכת מבצעת בדיקה של הפקדים הכלולים בבימת העריכה. במידה והכללנו בתהליך פקדים ולא הגדרנו אותם עד תום )למשל – שילבנו פקד שלח SMS אך שכחנו להגדיר את נוסח ההודעה שאמורה להישלח ממנו( המערכת תדגיש לעינינו את הפקדים בעלי ההגדרה החסרה בעזרת סימן קריאה עליהם ותציג לנו סיכום של מכלול הפקדים המצריכים התייחסות בחלונית צפה כמודגם מטה.

כאשר נלחץ על השורה הרלוונטית בסיכום נועבר בצורה אוטומטית אל הפקד הרלוונטי בבימת העריכה. בכך יתאפשר לנו להשלים את עריכת הפקדים בנוחות.

בסיום תהליך עריכת תוואי התהליך שלנו, אשר יוצא מטריגר ומתקדם בשזירה בין מגוון פעולות ופקודות, נרצה להפעיל את האוטומציה על מנת שכל המנגנון שבנינו יחל לפעול על אנשי הקשר הרלוונטיים. להפעלת האוטומציה נלחץ על כפתור הבא בתחתית מסך העריכה, דבר שיעביר אותנו אל שלב ההפעלה באשף האוטומציה.

אקטיבציה של התהליך

עם הלחיצה נגיע אל מסך האקטיבציה של תהליך האוטומציה. נראה כי התהליך שהרכבנו מצוי בסטאטוס לא מופעל:

להפעלתו נלחץ ראשית על הטוגל כדי להציבו על מצב הפעלה:

ובד בבד נלחץ על כפתור בצע. חשוב מאד ללחוץ על בצע על מנת שההפעלה תכנס לתוקף.

במידה ובהגיענו למסך האקטיבציה קיימים עדיין בתהליך פקדים בעלי הגדרה חלקית כמצוין מעלה, לא ניתן יהיה להפעיל את התהליך. המערכת תחזיר אותנו לשלב העריכה על מנת לבצע את ההשלמות הנחוצות לה לאיקטוב.

יש לשים לב – מרגע ההפעלה האוטומציה תחל לרוץ מידית. אם אין אנו מעוניינים בהפעלה מידית נשאיר את סטאטוס האוטומציה על מצב לא מופעל ונשוב לעדכן אותו לכשהתנאים יבשלו.

נתונים וסטטיסטיקות

במסך האוטומציות שלי מצויה טבלה של כל התהליכים שבנינו במערכת. בטבלה זו מצוינים הנתונים המצטברים של כל תהליך והסטטוס שלו. אנו ניתקל בסטטוסים הבאים:

• טיוטה – תהליך שנבנה אך טרם הופעל. ניתן לעריכה ולשכפול.
• מופעל – תהליך במצב פעיל, כלומר עבר אקטיבציה ורץ. קיימים ככל הנראה אנשי קשר בצינור. ניתן לשכפול, לערוך אותו ולצפות בסטטיסטיקות שלו.

במידה ונבחר לערוך אותו, התהליך שעד לאותו הרגע היה פעיל יכנס למצב השהייה. המשמעות היא שלא יכנסו אנשי קשר חדשים לצינור ואלו שקיימים בו לא יתקדמו בתוואי. על מנת להשיב את הפעילות לתהליך יש להפעילו מחדש במסך האקטיבציה שלו. בבואנו להפעילו מחדש המערכת תשאל אותנו מה נרצה שיעשה באנשי הקשר שהיו בצינור והתקדמותם הוקפאה – האם להמשיכה מהנקודה שעצרנו או שמה לעצור את התקדמותם בתהליך לצמיתות. הבחירה כמובן תלוית נסיבות וצרכים.

•  מושהה – תהליך שהיה פעיל והושהה בגלל אחת משתי סיבות:

* ביקשנו לערוך אותו, דבר שגרם להשהיה כמפורט מעלה.

*מכסת הדיוורים או הודעות ה- SMS של חשבון המשתמש במערכת נמוכה ואינה מאפשר את המשך הפעלת התהליך עד לחידושה.

• סטטיסטיקות – ניתנות לצפייה מרגע שהאוטומציה הופעלה. זמינות בין אם האוטומציה פעילה או מושהית. הנתונים משקפים את מכלול התהליך עם פירוט לגבי כל אבן דרך בו – כמה אנשי קשר נכנסו לתהליך מראשית ההפעלה, כמה מהם הגיעו לכל נקודה בתהליך, מה אחוזם מסך הנכנסים לתהליך, כמה הגיעו ליעדים במידה ושולבו בתהליך ומה אחוזם מהסך הכל, ולבסוף גם כמה סיימו את התהליך. מידע זה נותן פרספקטיבה על התהליך כמכלול ומאפשר לנו לאמוד את האפקטיביות שלו.

לסיכום

האוטומציה מאפשרת להתוות תהליכים מורכבים בצורה פשוטה ונוחה ליישום. מרגע שהתהליך הוקם ורץ כשמו כן הוא – הוא מתפקד בצורה אוטומטית, ללא צורך בעבודה ידנית וחזרתית מצדנו. דבר זה מפנה אותנו לטפל בהיבטים אחרים בעסק, תפעוליים ושיווקיים, עליהם נדרש שניתן את תשומת הלב.

בד בבד כל אדם רלוונטי שבא במגע עם העסק שלנו זוכה לטיפול פרטני ותואם את התגובתיות שלו למאמצי השיווק שלנו. כאשר הפעולה מתבצעת בשיטתיות עם התאמה מלאה לנסיבות הספציפיות של כל לקוח מתקבל מסע לקוח עם רלוונטיות וערך.